Suhde vaatii hoivaa ja huolenpitoa – viisi vinkkiä sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen

https://cocomms.com/2016/11/14/sidosryhmasuhteet/

Monetkaan projektit tai hankkeet eivät tänä päivänä tapahdu vain yrityksen omassa pikku kuplassa, vaan monet eri sidosryhmät vaikuttavat onnistumiseen joko positiivisesti tai jarruttaen, jopa estäen onnistumisen.

 

Yritykselle tärkeiden sidosryhmien sitouttaminen suunnitelmallisesti onkin tänä päivänä äärimmäisen tärkeää. Ja uskokaa pois, se on muutakin kuin nopeasti kyhätyn viestintäsuunnitelman otsikointi stakeholder engagement planiksi.

 

Kun sidosryhmät kudotaan osaksi omaa toimintaa, heidät perinteisesti kuljetetaan viestinnän ja tekojen avulla ylös portaita, jossa liikkeelle lähdetään sidosryhmien tiedon tason nostamisesta, seuraavalla askeleella heitä kuunnellaan ja heidän mielipiteidensä annetaan vaikuttaa päätöksiin, heidät otetaan mukaan prosesseihin, heidän kanssaan tehdään yhteistyötä ja lopulta ylimmällä tasolla sidosryhmät joskus jopa toimivat täysivaltaisena osana projektia tai hanketta.

 

Suunnitelmallisesti toimiessa määriteltyjen ja tunnistettujen sidosryhmien sitoutumisen tasoa mitataan, heidän roolinsa projektissa tai hankkeessa tai niiden onnistumisessa määritellään, etsitään ja löydetään tehokkaimmat keinot ja kanavat sitouttamiselle ja pyritään arvioimaan heidän merkityksensä projektin tai hankkeen lopputulokselle, niin hyvässä kuin huonossakin mielessä.

 

Tässä viisi vinkkiä mistä lähteä liikkeelle sidosryhmien sitouttamisessa:

 

1.    Ole ajoissa liikkeellä – solmi suhteet hyvissä ajoin

 

Tee sidosryhmien sitouttamisen suunnitelma! Sen jälkeen kääritään hihat ja ryhdytään luomaan suhteita.

 

Aidon yhteistyösuhteen luominen, luottamuksen syntyminen ja yhteisen näkemyksen synnyttäminen vie oman aikansa. Se vaatii yhteistyötä ja yhteisiä kokemuksia. Siihen ei riitä pikainen lounas ja kontaktipyyntö LinkedInissä.

 

Hyvin verkostoituneet ja kumppaneistaan huolta pitävät yritykset ovatkin liikkeellä jo paljon ennen projektin käynnistymistä. Mitä suuremmasta ja laajempaa joukkoa sidosryhmiä koskevasta projektista tai hankkeesta on kyse, sitä aiemmin sidosryhmille kannattaa tehdä tiettäväksi, että heidän näkemyksensä ja hyvinvointinsa on tärkeää.

 

2.    Älä jää odottamaan ongelman ilmestymistä – sitouta silloin, kun kaikki on hyvin

 

Projektin hektisillä alkumetreillä ja resursseja priorisoidessa sidosryhmäsuhteet eivät ole ensimmäisenä mielessä, etenkään silloin, kun ongelmia ei ole näköpiirissä.

 

Jos kuitenkaan kaikki ei menekään kuin Strömsössä, ja ovella kolkuttaa kriisinpoikanen, juoksuun lähdetään selkeältä takamatkalta, jos käytössä ei ole jo aiemmin luotuja sopuisia ja luottamuksellisia sidosryhmäsuhteita.

 

Tuntematon jobin postin tuoja ei ole kuntien, kaupunkien tai viranomaisten suosikkilistalla, kun tilannetta aletaan selvitellä ja lopputuloksen toivotaan kääntyvän omaksi eduksi.

 

Sidosryhmiin tutustuminen ja heidän sitouttamisensa projektiin jo sen alkumetreillä muuttuu näissä hetkissä arvokkaaksi pääomaksi.

 

3.    Kiikaroi horisonttiin – pidä suhteista huolta pitkäjänteisesti

 

Mikä tahansa suhde vaatii hoitamista. Niin myös sidosryhmäsuhteet.

 

Suhteiden sidosryhmiin on hyvä olla jonkun prioriteeteissa ja agendalla jatkuvasti. Muuten ne tuppaavat jäämään arjen kiireessä huonolle hoidolle, mikä tiukan paikan tullen kostautuu.

 

Monista yrityksistä löytyy jo yhteiskuntasuhde-alkuisilla titteleillä olevia työntekijöitä, ja kansainvälisistä yrityksistä tuttu “community liaison” -rooli on alkanut rantautua myös meille.

 

4.    Sitouta suhteessa tarpeeseen

 

Projektien laatu ja koko sekä sitä myöten yhteistyön määrä sidosryhmien kanssa vaihtelee. Yhtä ja aina toimivaa sabluunaa sidosryhmien sitouttamissuunnitelmalle ei ole. Silti sellainen kannattaa tehdä ja räätälöidä kulloiseenkin tarpeeseen sopivaksi.

 

Pieni projekti, jolla ei ole juuri mitään vaikutuksia ympäröivään yhteiskuntaan tai ihmisiin, ei välttämättä kaipaa kuin tavanomaisen viestintäsuunnitelman kylkeensä. Sen sijaan suuri ja monitahoinen ympäristöä, ihmisiä ja yhteisöjä koskettava hanke vaatii strategisemman otteen ja moniulotteisemman suunnitelman siitä, miten eri sidosryhmät otetaan hankkeeseen mukaan ja saadaan toimimaan sen puolesta.

 

Ja mitä kauemmaksi tutusta ja turvallisesta sidosryhmäympäristöstä, toimintaympäristöstä, kulttuurista tai maasta mennään, sitä kriittisempää suunnitelman tekeminen paikallistuntemusta hyödyntäen on.

 

5.    Johda suhteita kuin bisnestäsi

 

Sidosryhmäsuhteiden ylläpitoa kannattaa johtaa siinä missä mitä tahansa muutakin liiketoiminnan osa-aluetta. Suhteiden johtamiseen tulisi olla strategia, asetetut tavoitteet, aikataulu, budjetti, seuranta ja mittarointi sekä työhön osoitetut selkeät resurssit.

 

Ajoissa luodut, hyvin hoidetut ja toimintana johdetut sidosryhmäsuhteet tuuppivat hankkeita liukkaasti eteenpäin.

Posted By

Johanna Markkanen