Arjen psykologiaa – 13 kikkaa, joilla pidät projektin aikataulussa

https://cocomms.com/2016/10/25/arjen-psykologiaa/

Oletko pyytämässä rouva X:ltä tai herra Y:ltä kommentteja kirjoittamaasi tekstiin? Tai haluaisitko sopia tärskyt neiti Z:n kanssa?

 

Projektinhallinta lohkaisee viestintätyöläisen työpäivästä yhä suuremman siivun. Sinun ei kuitenkaan tarvitse päästää projektia niskan päälle. Hallitsemalla aikatauluja hallitset työtäsi.

 

Aivan kuin takavuosien tv-suosikissa Napakympissä, häveliäisyys ja kainostelu eivät kanna pitkälle.

 

Seuraavat käytännön vinkit sopivat oikeastaan mihin tahansa työelämän tilanteeseen, jossa lopputulos riippuu muiden ihmisten panoksesta – oli sitten kyse vuosikertomuksen sisällöntuotannosta tai tiedotteen kommentoinnista.

 

1. Jos haluat vastauksen heti, tartu luuriin. Jos taas haluat vastaukseksi mustaa valkoisella, lähetä sähköpostia.

 

2. Jos sinun pitää tavoittaa kerralla iso joukko vastaanottajia, lähetä sähköpostia. Varaudu kuitenkin soittamaan perään ja pyytämään vastausta.

 

3. Saat varmimmin nopean vastauksen, kun viestisi on mahdollisimman napakka. Sähköpostissa lyhyys ja ytimekkyys ovat kohteliaisuutta – arvostat vastaanottajan aikaa.

 

4. Tee konkreettinen ehdotus, johon vastaanottajan on helppo ottaa kantaa.

 

Jos esimerkiksi haluat sopia tapaamisen, ehdota muutamaa sinulle sopivaa päivää ja kellonaikaa. Näin parannat mahdollisuuksia löytää yhteinen aika nopeasti.

 

5. Harkitse, kannattaako samassa sähköpostissa pyytää vastauksia useaan kysymykseen. Jos jokin kysymyksistä vaatii vastaanottajan päässä pohdintaa, voit joutua odottamaan vastauksia myös nopeisiin kysymyksiin.

 

6. Kerro, koska viimeistään vastaanottajan pitää reagoida. Jos et kerro deadlinea, voit joutua odottamaan vastausta loputtomiin.

 

Kaikkein kiireisimmät, kokouksesta toiseen liitelevät ihmiset nimittäin tuppaavat nimittäin hoitamaan asiat aina viime hetkellä eli juuri ennen deadlinea. Jos ei tule takarajaa, ei tule vastaustakaan!

 

Jos et jostain syystä halua antaa vastaanottajalle deadlinea, kysy milloin hän ehtisi palata asiaan.

 

7. Älä anna vastaanottajalle liikaa miettimisaikaa. Silloin hän saattaa päättää palata siihen paremmalla ajalla. Ja mitä silloin tapahtuu? Asia pääsee unohtumaan…

 

8. Vaikka olisitkin antanut vastaanottajalle deadlinen, muistuta takarajan lähestymisestä samana päivänä tai tarpeen vaatiessa jo edellisenä päivänä.

 

9. Jos haluat muistuttaa jostain asiasta, tee se mieluummin maanantaina kuin työviikon päätteeksi. Perjantaina lähetetyt viestit hautautuvat viikonlopun aikana, ja maanantaiaamuna niihin ei enää välttämättä palata.

 

10. Onko vastaanottaja tavanomaista liukkaampi luikku? Jos epäilet, että viestisi katoavat kyberavaruuteen, tartu rohkeasti puhelimeen! Muista, että aina voit painostaa myös tekstiviesteillä.

 

11. Jos voit valita, hyvä deadlinepäivä on perjantai – tai mikä tahansa muu päivä paitsi maanantai. Jos takaraja on maanantaina, se saattaa herkästi lipsua.
Maanantaikin toimii, kun tiedät, että viikonloppu on toiselle osapuolelle hyvinkin tehokasta työaikaa.

 

12. Erittäin aikakriittisissä projekteissa ilmoita myös kellonaika, johon mennessä tarvitset vastauksen. On suuri ero siinä, saatko odottamasi vastauksen ennen työpäivän alkua vai vasta iltauutisten jälkeen.

 

13. No, miksi sinun pitää saada vastaus juuri tiettyyn päivään mennessä? Perustele. Esimerkiksi lehden meneminen painoon motivoi usein vastaanottajia tarttumaan toimeen.

Posted By

Marjo Kanerva