Skenaarioanalyysi kriisiviestinnän työkaluna

  |   Blogi

Kun kriisi iskee, on myöhäistä suunnitella toimintaa – silloin täytyy toimia nopeasti, ja digiaikana vaatimus nopeasta reagoimisesta sen kun kasvaa. Yksi tapa varmistaa, että oman organisaation kriisitilanteen prosessit ja työkalut ovat kunnossa, on testata niitä käytännössä kriisisimulaatiossa. Siinä todentuntuiseen kriisitilanteeseen joutuvat yrityksen edustajat testaavat toimintakykyään median edustajia näyttelevien henkilöiden pommittaessa kysymyksiä puhelimessa, sähköpostilla ja somessa. Siinä kihoaa helposti kokeneemmallakin johtajalla hikipisara otsalle.

 

Kriisiviestintäsuunnitelma kannattaa testata käytännössä säännöllisin väliajoin. Mutta kun tietystä asiasta arvellaan voivan syntyä kriisitilanne, käytännöllinen tapa lähestyä erilaisia kriisivaihtoehtoja toimenpiteiden suunnitteluvaiheessa on skenaarioanalyysi.

 

Skenaarioanalyysi on käytetty menetelmä esimerkiksi taloustieteessä ja ympäristöpolitiikassa. Siinä listataan tietyn tapahtuman mahdolliset lopputulemat, vaihtoehtoiset tulevaisuudet, joihin eri tekijöiden vaikutuksesta voidaan päätyä. Realistisen ja rehellisen analyysin kautta saadaan kattava ymmärrys siitä, mitä voi olla odotettavissa. Ja tottakai vaihtoehtoisten skenaarioiden listaamisen jälkeen määritetään toimenpiteet, miten mihinkin lopputulemaan reagoidaan (vai reagoidaanko ollenkaan).

 

Kun skenaarioanalyysiä käytetään työkaluna kriisiviestinnän suunnittelussa, analyysi kannattaa tehdä ihan perinteiseen tapaan workshoppaamalla. Keskusteluun on tärkeä ottaa mukaan yrityksen eri tahojen edustus, jotta saadaan mahdollisimman kattava kokonaisnäkemys mahdollisista skenaarioista.

 

Hyvä tapa lähteä liikkeelle analyysin teossa on listata potentiaaliseen kriisitilanteeseen liittyvät toimijat. Ketkä tai mitkä ovat niitä sisäisiä tai ulkoisia tahoja, joiden toiminnasta kriisitilanne voi syntyä? Yhtenä toimijana kriisiviestintää pohdittaessa on usein media – joka usein toki nostaa aiheen esiin jonkin toisen toimijan vinkistä.

 

Toimijoiden listaamisen jälkeen pohditaan toimija kerrallaan, mitä kyseinen taho voi tilanteessa tehdä; toisin sanoen, mikä on se toimijan teko, jonka seurauksena kriisitilanne voi toteutua. Tapahtumia on luultavasti useita per toimija, ja tässä vaiheessa on hyvä keskustella myös siitä, kuinka suureksi eri tapahtumien toteutumisen todennäköisyys nähdään. Järjestys kirjataan ylös.

 

Näiden vaiheiden jälkeen keskustellaan reaktioista eli sovitaan, kuinka mihinkin toimijan alulle panemaan tapahtumaan vastataan. Joskus reaktio voi olla myös se, että ei reagoida aktiivisesti itse, vaan seurataan tilannetta. Jokaisen reaktion kohdalla mietitään myös sen vaikutukset.

 

Tällaisen skenaarioharjoituksen lopputuloksena organisaatiolla on käsissään hyvin kattava tsekkilista siihen, kuinka erilaisten mahdollisten tulevaisuuksien toteutuessa toimitaan. Skenaarioanalyysi on hyvä pohja tarkemman kriisiviestintäsuunnitelman tekemiselle: määritellään prosessi ja avainviestit kaikkiin skenaarioihin, kirjataan ylös mitä kommentoidaan (ja mitä ei) ja määritellään vastuuhenkilöt (kenellä on oikeus kommentoida ja mitä).

 

Ja sitten testaamaan – mieluummin simulaatiossa kuin tositilanteessa. Yksinkertaista, eikö totta ;)?

 

Skenaarioanalyysin lopputulema voi näyttää vaikka tältä.

 

AUTHOR - Katri Pelli-Vauhkonen