Aivoergonomiasta ratkaisu jatkuvaan ylikuormitukseen

  |   Blogi

Tuntuuko, että työ on nykyisin pelkkää keskeytystä ja häiriötä? Paljon tapahtuu, mutta mihinkään ei oikein kunnolla keskitytä? Missä välissä me teemme kaikki työt? Tietotyötä tekevät aivot tarvitsevat hyvää ergonomiaa siinä missä kroppakin.

 

Tässä sinulle kurkistus maanantaiaamuuni, rakas lukija. Saavun töihin kello yhdeksän. Kahvia, kone auki. Ensimmäisenä klikkaan esiin konsultin työkaluista tärkeimmän, tuntikirjausjärjestelmän. (29.5.2017. Saldo + 3h.)

 

Sitten alkaa työnteko. Se menee näin.

 

Tuntikirjaus: 30 min. Koko toimiston sisäinen viikkopalaveri.
Tuntikirjaus: 30 min. Asiakastyötä asiakkaalle A: Valokuvaajan etsintää, haastattelun sopiminen.
Tuntikirjaus: 45 min. Asiakastyötä asiakkaalle B: Sähköpostiviestittelyä keskustelutilaisuuteen osallistuvien kanssa. Raportointia asiakkaalle.
Tuntikirjaus: 30 min. Asiakastyötä asiakkaalle C: Tekstin kirjoitusta.
Tuntikirjaus: 15 min. Sisäinen briiffi ja ideointia uuteen projektiin, jota tehdään asiakkaalle D.

 

Työviikostani on kulunut kaksi ja puoli tuntia. Tuntuu, että aivoni ovat prosessoineet jo enemmän asioita kuin viikonloppuna yhteensä. Tosiasiassa yksikään 30 minuuttia kestävä työmerkintäni tuskin on tarkoittanut sitä, että olisin keskittynyt tasaisesti puolen tunnin ajan vain tekeillä olevaan työtehtävään.

 

Olen havainnut silmäkulmastani kollegan kävelemässä kohti. Asiaa ei ollutkaan minulle, vaan vierustoverilleni. Kuulokkeiden läpi olen kuullut, kun puhelin on soinut takavasemmalla. Ruudun alaosassa on välkkynyt Skype sen merkiksi, että työkaverilla on asiaa. Vastasin, koska ei kaveria voinut jättää langoille huutelemaan.

 

Pätkii…

Konsultit ovat tunnetusti multitaskingin mestareita. Yhden työpäivän aikana pyörityksessä saattaa olla kymmenkunta eri asiakasta ja projektia. Koska teemme laskutettavaa asiakastyötä, kirjaamme varttitunnin tarkkuudella, mitä teimme, minkä verran ja kenen laskuun työskentelimme.

 

Tein pikagallupin toimistollamme. Kysyin, kuinka pitkään työkaverini keskimäärin pystyvät keskittymään yhteen asiaan kerrallaan.

 

Kaksi kolmasosaa porukastamme arveli, että pystyy yleensä keskittymään puoli tuntia yhteen asiaan kerrallaan.

 

Ruhtinaallisen tunnin verran yhtämittaista keskittymisaikaa oli alle viidesosalla porukasta.

 

Kukaan ei kokenut pystyvänsä keskittymään kahta tuntia tai pidempään yhteen tehtävään kerrallaan.

 

Konsultin työ on siis aika pirstaleista, mutta en usko, että olemme ongelman kanssa yksin. Me tietotyöläiset joudumme johtamaan itseämme. Priorisoimme ja hallitsemme jatkuvasti pientä kaaosta. Se on ihan normaalia.

 

Psykologian tohtori Virpi Kalakoski tutkii Työterveyslaitoksessa kognitiivista ergonomiaa eli sitä, miten ja millaisissa olosuhteissa tietotyötä tekevät aivomme työskentelevät. Mikä aivoja nykytyöelämässä kuormittaa ja miten turhaa kuormitusta voisi välttää.

 

”Kognitiivisen ergonomian avulla sovitetaan työtä, työolosuhteita, työn tekemisen tapoja, työvälineitä ja työn vaatimuksia vastaamaan inhimillisen tiedonkäsittelyn kykyjä ja rajoituksia”, Kalakoski selventää.

 

Usein myös tehottomuus johtuu siitä, että teemme töitä liian kuormittavissa olosuhteissa. Kun työ keskeytyy usein, emme saa hoidettua työtehtäviämme ajallaan, inhimilliset virheet lisääntyvät, työpäivät venyvät ja työstä palautuminen heikkenee. Kierre on valmis.

 

Kalakoski kertoo, että keskeytykset aiheuttavat viiveitä aivoihimme. Viestintätyöläisen on helppo ajatella vaikka artikkelin kirjoittamista. Kun aloittamisen vaikeus on ylitetty ja tekstiä alkaa syntyä, tehot ovat huipussaan. Voisi puhua jopa flow-tilasta. Mutta sitten joku koputtaa olalle tai jossain päin kuulee oman nimensä mainittavan.

 

”Keskeytämme ensin sen, mitä olimme tekemässä. Sitten teemme keskeyttävän tehtävän ja palaamme jälleen takaisin alkuperäiseen tehtävään – pienen viiveen jälkeen”, selittää Kalakoski.

 

Viive johtuu siitä, että aivot eivät pääse saman tien takaisin tehtävän äärelle, vaan joudumme palauttamaan ajatukset uudestaan raiteilleen. Ja koska emme ole koneita, kas, tässä piilee virheen paikka. Joku nerokas ajatus, jonka ajattelimme juuri sillä hetkellä, kun keskeytys tapahtui, unohtuu.

 

”Kapasiteettia kuluu yllättävän paljon näihin siirtymiin”, Kalakoski toteaa.

 

Turhaan kuormitukseen ei tarvitse tottua

Harvassa työpaikassa vielä ymmärretään sitä, miten suuri merkitys aivoergonomialla on niin jaksamiseen kuin työn tehokkuuteenkin. Kalakosken kokemuksen mukaan yritysjohdolle on usein valaisevaa, kun selviää, mitä työn tyhjäkäynti todella on. Iso osa työntekijöistä saattaa painia sellaisten ongelmien kanssa, jotka eivät edistä organisaation tavoitteita millään lailla.

 

Mitä tälle voi sitten oikein tehdä?

 

Kalakoski suosittelee, että työpaikoilla mietittäisiin, millaisia yhteisiä pelisääntöjä tarvitaan. Pidetäänkö kerran päivässä avokonttorin hiljainen tunti? Mitä keskeytyksiä voitaisiin vähentää, kenet saa keskeyttää ja millaisissa asioissa? Tai minkä työntekijäryhmän on järkevää käyttää aikaa uuden tehtävän tai tietojärjestelmän opettelemiseen? Millaiset työt ovat tärkeimpiä, mitkä toissijaisia?

 

On myös tärkeä huomioida, että eri työnkuvissa ihmiset tekevät erilaisia töitä. Toiset kirjoittavat paljon, toiset taas puhuvat puhelimessa, toisten täytyy pallotella ajatuksia työkaverin kanssa. Ihmisillä on erilaisia tarpeita, mutta myös työn tekemisen tapoja.

 

Ongelmallista Kalakosken mukaan on se, jos yleisesti hyväksytään, että työelämän luonne on digitalisaation myötä muuttunut tällaiseksi. Että työn kuormittavuuteen on vain totuttava.

 

”Asetelma on sama kuin, jos rakennustyömailla olisi aikoinaan jääty odottamaan, että työntekijät sopeutuvat päähän putoaviin palkkeihin tai että tehtäviin hakeutuu riittävän kovakalloisia työntekijöitä.”

 

Kalakoski uskoo, että parinkymmenen vuoden päästä meitä lähinnä naurattaa se, miten tietotyötä tehtiin joskus näinkin kaoottisesti, vailla selkeitä yhteisiä sääntöjä ja toimivia järjestelmiä. Tulevaisuudessa ihmisen ja koneen yhteistyö on varmasti järkevämpää. Olemme oppineet käyttämään oikeita sovelluksia (vaikka sähköpostia) oikeissa tilanteissa (ei keskusteluun). Ja organisaatioissa on oikeasti mietitty, millainen työn tekemisen tapa samalla edesauttaa sekä yhteisiä tavoitteita että työntekijän hyvinvointia, jopa työssä nauttimista.

 

Päivän päätteeksi tuntikirjausjärjestelmään on kohdallani kertynyt yhteensä viisitoista merkintää. Tätä juttua on kirjoitettu yhteensä kolmena eri päivänä, viiteen eri otteeseen. Muistaakseni.

 

Lue aiheesta lisää: https://www.ttl.fi/tyontekija/aivot-tyossa/

AUTHOR - Sini Sarvanne